会議で役立つ!すぐに使える伝達術とは

会議で役立つ!すぐに使える伝達術とは

伝え方が成否を決める

1人の人間が仕事に費やすことの出来る時間がどれくらいかご存知ですか?

 

高校を卒業してからすぐに働き始めても、定年まではせいぜい30年ほどです。

 

70歳を超えても現役で働いている方もいますが、それでも40年くらいでしょう。

 

こう考えてみると、自分が納得出来るような成果を挙げるには、
時間が全然足りないことがよくわかります。
ですから、エーワン管理株式会社のサイトのようになんでもインターネットで済ませられるような世の中にシフトしているのも頷けます。

 

ビジネスとは時間との戦いなのです。

 

よりわかりやすく簡潔に伝えることが、仕事を円滑に進めるうえでは欠かせません。
そういった観点から見ると起承転結による論法は良くないことがわかります。

 

会議などのプレゼンを考えてみましょう。
プレゼンで大切なのは、自分が何を訴えたいか明確に伝えることです。

 

例えば、地球環境に対する配慮や電気料金削減のために、
太陽光発電を提案したいとします。

 

時系列や結論に至った道筋を大事にするあまり、
環境保護や電気の値上げに関する話題を初めにしてしまうと、
1番大切な太陽光発電についての部分で聴衆の集中力が落ちてしまうことが多いのです。

 

これを避けるためには、聞き手が最も集中している序盤に本題を話す必要があります。

 

「私は太陽光発電の利用を提案します。なぜなら~」といった展開にすると、
聴衆の関心を引きながら自分の意見を聞いてもらえるのです。

 

これは、実生活においても同様です。

 

電車の遅延で職場に遅刻しそうな場合、理由から話しはじめても仕方ありません。
職場の人間が知りたいのは「なぜ遅れたか」ではなく「いつ来るか」なのです。
20分ほど遅刻します。電車が遅れてしまったためです。ご迷惑おかけして申し訳ございません。

 

相手が欲しい情報を1番初めに持ってくることが、わかりやすさの秘訣です。

数字による具体性

 

 

聞き手に理解しやすい配慮の代表例が、ナンバリングです。

 

ナンバリングとは、これから提供する話題の数をあらかじめ述べることをいいます。

 

数を表示すると、聞く側の心にも余裕が生まれるのです。

 

ナンバリングをしたとしても、要点が10個以上存在しては意味がありません。
多くても3つに絞りましょう。

 

この3つに絞るという行為は、語り手側に内容の精査を促します。
重要でない点を削り、まとめられるところを探す。
こういった行為が、発表者の内容理解度を高めるのです。

 

比較を用いると、数字の持つ力は最大限に発揮されます。
目標設定の際に「去年より売り上げを伸ばそう」よりも
「去年の15%増を目指そう」といった方が具体性を感じますよね。

 

天気予報でも、平年と比べて○度気温が高いという表現が使われます。
特に、平均的なデータとの比較は、聞き手側に大きなインパクトを植え付けます。

 

抽象的な言葉を現実にしてくれるのが、数字の魔力なのです。

 

企画などの進捗状況を報告しなければいけないけど、報告出来るほど進展していない。
そんな経験はありませんか?

 

目に見えた結果が無い場合に使われるのが「今やっています」という回答です。

 

確信を持った結論が得られないときは、様々なケースを予想し、
それを報告するようにしましょう。

 

「売り上げが増加した場合は~」「夏場に消費が落ち込んだときを考えると~」など、
様々な事態を予測しておけば、後々の対応に困ることも無くなります。
内容の無い報告を避けられるため、建設的な議論へと発展することも多くなるのです。

 
 

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